エクセル在庫管理「このまま続けていい会社」と「今すぐ見直すべき会社」——9項目の分岐チェックで自社の状況を確かめる ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

先に確かめる：エクセル在庫管理「9項目の分岐チェック」

以下の項目に当てはまるものをカウントしてください。

チェックが入った数によって、自社の状況を以下の3段階に分類できます。

チェック項目が示す「本当のリスク」——何が静かに壊れているか

チェックリストを「できているかどうか」の確認として使う人は多いですが、各項目が実際の損失にどうつながるかまで認識されていないケースが目立ちます。以下では、特に見落とされやすい3つの項目について補足します。

①「複数人の同時編集」——上書きは起きてから気づく

エクセルファイルを複数人が開いて編集する運用では、保存のタイミングによって前の入力が消えることがあります。これは「気をつければ防げる」問題ではなく、ファイル共有の仕組み上、同時編集に対応していないことが根本原因です。在庫数の上書きが発生しても、誰がいつ書き換えたかの履歴は通常残らないため、問題の発覚が棚卸しまで遅れるケースが多くなります。

③「一人しか触れないファイル」——担当者依存のリスク

在庫管理ファイルが特定の担当者に属人化すると、その人が急な休暇や退職をした際に在庫確認が一時的に止まります。引き継ぎに1週間以上かかった（⑨）と組み合わさると、情報の空白期間が生まれ、欠品や過発注につながります。中小企業でよく見られるパターンです。

⑥「複数販路の別ファイル管理」——ECで在庫連携が崩れるポイント

楽天・Amazon・自社ECなど複数の販路を持つ事業者が、販路ごとに別のエクセルファイルで在庫を管理している場合、一方で売れた在庫を他方のファイルに反映するまでの時間差で「重複受注」が発生することがあります。販路が増えるほど、この同期ズレのリスクは指数的に大きくなります。

「要注意ゾーン（3〜5項目）」の会社が次に取るべきステップ

要注意ゾーンの会社がいきなりシステム移行を選ぶ必要はありません。まず業務の中で「どの工程が最も手間になっているか」を整理することが出発点になります。

具体的には、SKU数が300未満で販路が1〜2つであれば、エクセルのテンプレートやマクロの整備で一定期間は対応できるケースがあります。一方で、SKU数が500を超え、複数販路の同期が必要な場合はクラウド型の在庫管理ツールへの移行が現実的な選択肢になります。

たとえば、クラウド型の在庫・受発注管理ツールであれば、複数倉庫・複数販路の在庫を一元的に持つことができ、入力のたびに手動で各ファイルを更新する手間をなくせます。Spesでは、バーコード・ハンディ端末との連携や、EC・卸の在庫連動をまとめて扱える機能を中小企業向けに提供しています。「どこから手をつければいいかわからない」という段階であれば、まず相談してみることで、自社に合った移行ステップを整理できることもあります。

よくある質問

チェックが3項目でも「小規模だから大丈夫」と言える場合はありますか？

SKU数が100以下で取引先が固定されており、入出庫の頻度が週数件程度であれば、エクセルで管理できている会社は実際に存在します。チェック数より「今後6か月で取扱量・販路・人員が増える見込みがあるか」の方が判断に影響します。拡大局面に入る前にフローを整えておくと、後からの修正コストを抑えられます。

エクセルからクラウドツールに移行するとき、過去データはどうなりますか？

多くのクラウド在庫管理ツールはCSVインポートに対応しています。ただし、エクセル側のデータが属人的な書式で作られていると、インポート前の整形作業に時間がかかることがあります。移行を検討する際は、現在のファイル構造（品番・数量・ロケーションがどの列にあるか）を事前に整理しておくと、移行期間の見積もりが立てやすくなります。

在庫管理の改善に関する統計や調査データはどこで確認できますか？

中小企業の業務実態に関するデータは、政府統計ポータル（e-Stat）で商業統計や工業統計のデータを確認できます。自社の在庫回転率や廃棄ロス率を業界平均と比較する際の参照先として活用できます。

エクセル管理の継続可否は「感覚」ではなく、業務の中に現れるシグナルで判断できます。チェックリストの結果が6項目以上だった場合や、「要注意ゾーン」に入りながら具体的な次の手が見えない場合は、現状を整理するための相談から始めるのが現実的です。