エクセル在庫管理を「続けたせいで失った」もの——担当者が語る4つの後悔と、その時点で取れた手 ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

失敗①　棚卸し差異が「数え間違い」で片付けられ続けた卸売業者の場合

食品卸の中島さん（仮名・40代・在庫担当歴8年）が振り返るのは、四半期ごとの棚卸しのたびに生じていた「数百個単位のズレ」だ。毎回「誰かが数え間違えた」という説明で終わり、原因追跡は行われなかった。

実態は、複数の担当者が別々のエクセルファイルに在庫数を入力しており、どのファイルが「正」かが共有されていなかった。月に1度ファイルを統合する作業は中島さんが担っていたが、その手順はどこにも文書化されていなかった。

転機は中島さんの転職だ。後任者は統合手順を知らず、以後3か月で在庫差異が急拡大。決算前の棚卸しで発注過多が発覚し、廃棄コストが前年比2.3倍に膨らんだ。「ベテランの頭の中に運用が入っていた」という状態は、退職するまでリスクとして認識されない。

失敗②　欠品アラートを人が目で確認していた小売業者の場合

雑貨小売を営む渡辺さん（仮名・30代・店長）の店舗では、在庫数をエクセルで管理し、担当者が毎朝「残数が10個を下回っているか」を目視確認して発注していた。月の売上が伸びた時期、チェック漏れが続き、ある商品が3週間欠品した。その間に同商品をECで扱い始めた競合に売上を奪われ、その得意先は戻らなかった。

このケースで問題だったのは、「人が判断する」工程にアラート機能が一切なかったことだ。エクセルの条件付き書式でセルを赤くする設定は存在したが、ファイルを開いた人だけが気づく仕組みでしかない。

渡辺さんが後から試算したところ、3週間の欠品による機会損失は約18万円。クラウド型在庫管理ツールの月額費用の1年分に相当した。「知っていたら判断が変わっていた」という話は、コスト比較の情報が手元になかっただけのことが多い。

失敗③　マクロが壊れて棚卸しが止まった製造業の現場

金属部品を製造する鈴木さん（仮名・50代・工場長）の職場では、前任の管理部長が構築したエクセルマクロで在庫集計を行っていた。その管理部長が定年退職した翌年、Officeのバージョンアップを機にマクロが動かなくなった。

マクロの中身を読める人間が社内にいない。外部のITベンダーに修正を依頼したが、「構造が複雑すぎて対応できない」と断られた。急きょ手入力に切り替えたが、製造ラインの部品点数は3,000SKUを超えており、月次の在庫集計に40時間以上かかるようになった。

マクロ依存の怖さは、作った人がいなくなった瞬間に「ブラックボックス」になることだ。エクセルに限った話ではないが、特にマクロは属人化が極端に進みやすい。

失敗④　EC拡大で「在庫の見えない時間」が増えたアパレルEC事業者の場合

アパレルECを運営する山田さん（仮名・30代・EC担当）は、楽天とAmazon、自社サイトの3モールで販売していた。エクセルで在庫を一元管理していたが、各モールの在庫反映は手動だったため、売れた数字を入力するたびに30〜60分のタイムラグが生じていた。

あるセール期間、楽天で完売した商品がAmazonでは在庫ありのまま表示され続け、注文が入った。急きょキャンセル対応が必要になり、Amazonのキャンセル率が上昇。マーケットプレイスのペナルティ対象となり、検索順位が落ちた。回復に4か月かかった。

EC事業者でエクセル在庫管理が破綻するのは、「在庫数が実態を反映しない時間帯が生まれる」ことが直接の原因だ。人が手を動かす速度は、複数モールの注文スピードに追いつかない。

この課題に対しては、複数モールの在庫データを一元管理し、販売と同時に在庫数を自動更新できる仕組みが有効だ。たとえばSpesのようなクラウド型在庫管理ツールは、EC・卸を含む複数チャネルの在庫連携を想定した設計になっており、「手入力のタイムラグ」を構造的に排除できる。セール期やキャンペーン直前に在庫管理の見直しを検討する事業者は、まず相談してみるのも一つの手だ。

クラウド型在庫管理では、各チャネルへの反映が自動化される

よくある質問

エクセル管理のどの段階でシステム移行を検討すればいい？

「ミスが増えた」より前の段階で動くのが現実的だ。目安として、①在庫データを触れる人が特定の担当者だけになっている、②ファイルの統合・集計に毎月4時間以上かかっている、③在庫数に対して月1回以上の差異が生じている、のうち1つでも当てはまる場合は、移行の検討を始める価値がある。

小規模な会社でもクラウド在庫管理は必要か？

SKU数が少なく、担当者が1人で全体を把握できているうちはエクセルでも運用できる。ただし、売上拡大・商品数増加・担当者の異動が見込まれる段階では、移行コストより属人化リスクの方が大きくなりやすい。移行タイミングの判断が難しいと感じたら、外部の専門家に状況を話してみると整理しやすい。Spesでも個別の相談を受け付けている。

移行するときのデータ引き継ぎは大変か？

エクセルのデータをCSVでインポートできる在庫管理システムが多く、全件手入力になるケースは少ない。ただし、担当者ごとにファイルが分散していたり、マクロで加工された数字しか残っていないケースでは、データ整理に工数がかかる。移行前のデータクレンジングを段階的に進めておくと、切り替えがスムーズになる。政府統計（e-Stat）では業種別の在庫・流通動向も参照でき、自社の現状と業界水準を比較する際に活用できる。