エクセル在庫管理を「続けた会社」と「やめた会社」——IT・SaaS系中小企業のマネージャーが直面した3つの分岐点 ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

失敗①　「担当者しか読めない」ファイルが属人化のまま肥大化した

あるSaaS系中小企業（従業員40名・自社プロダクトの周辺備品を自社倉庫管理）では、在庫エクセルを4年にわたって一人の担当者が管理していた。行数は2,000行を超え、マクロは誰も触れない状態。担当者が産休に入った時点で、残ったメンバーは「どのシートが最新か」すら判断できなかった。

結果として、同社は2ヶ月間、手作業の現物確認と並行して新しい管理ツールを急ぎ導入することになった。移行コストと業務停滞を合算すると、担当者一人分の月次工数に換算して約6ヶ月分が消えた計算になる、と当時の業務改善担当マネージャーは振り返る。

上図は、エクセル管理が属人化したまま担当者が離脱した場合に起こる連鎖を示している。「動いていた」という事実が、リスクを見えにくくする。

失敗②　「更新が追いつかない」在庫数字が発注判断を狂わせた

IT系サービス業（受託開発・20名規模）で消耗品・デバイス在庫をエクセル管理していた渡辺さん（仮名）のケースでは、エクセルの更新タイミングが週1回だった。月末の棚卸しでズレが発覚したとき、すでに過剰発注分のコストは確定していた。

週次更新のエクセルで在庫を管理している場合、平均して4〜5営業日分の「見えない在庫変動」が発生する。小規模な消耗品でも、品目数が100を超えると誤差の累積は無視できない水準になる（参考：e-Stat 政府統計ポータルでは商業統計・産業別の在庫回転率データを確認できる）。

渡辺さんが後に語ったのは、「エクセルが嘘をついていたわけではない。更新している人が正直に書いていた。ただ、リアルタイムでないデータで動いていた判断が、毎週少しずつズレを積み上げていた」という点だ。

失敗③　「共有フォルダで管理」が同時編集トラブルを招いた

複数名が同じエクセルファイルを編集するフローは、共有フォルダ上に置いた時点でバージョン管理の問題が生まれる。ある中小ITベンダー（15名・自社製品の部材在庫を管理）では、営業・購買・倉庫の3者がそれぞれ「自分の手元のコピー」を更新し、週末に統合する運用だった。

問題は、統合作業を担当していた業務改善担当マネージャーの小林さん（仮名）が異動した後、誰も統合ルールを正確に引き継いでいなかったことだ。3ヶ月後、在庫数値と実物の差異が25%に達した時点で初めて問題が表面化した。

「続けた会社」と「やめた会社」の分岐点——マネージャーが見ていた指標

上記3つの失敗は、どれも「エクセルが壊れた」のではなく、エクセルの限界を超えた運用設計のまま動き続けたことで起きた。では、限界をいつ認識したかが判断の分岐点になる。

エクセル管理をやめた会社のマネージャーに共通していたのは、次の3つを数値で把握していたことだ。

• 在庫更新の遅延時間：実動作業から数値反映まで何時間（何日）かかるか
• 差異の発生頻度：月次棚卸しで在庫数と帳簿が合わない品目が全体の何%か
• 引き継ぎ可能な担当者の人数：今の運用を正確に説明できる人が1名以下になっていないか

一方、「まだ大丈夫」と判断し続けた会社の多くは、これらを感覚で評価していた。「だいたい合っている」「ベテランが見ているから問題ない」という状態が続いているうちに、問題は数値化できないまま積み上がっていた。

移行を検討するなら、最初に確かめること

エクセルからクラウド型の在庫管理ツールに移行する際、IT・SaaS系中小企業のマネージャーがよく陥る誤りは「ツール選びから始める」ことだ。実際には、現在のエクセル運用のどこが壊れているかを先に整理しておかないと、移行後も同じ問題が別のツール上で再現する。

整理すべきポイントは以下の3点に絞られる。

1. データの入力タイミング：誰が・いつ・どのタイミングで更新するか。リアルタイム性が必要かどうか
2. 参照者の範囲：在庫数字を見る必要がある人と部署。閲覧権限・編集権限の分離が必要か
3. 連携先システムの有無：受発注・請求・出荷システムと在庫データをつなぐ必要があるか

Spesのようなクラウド型在庫・受発注管理SaaSでは、バーコード／ハンディ端末との連携や複数拠点の一元管理が標準的に備わっており、エクセルで属人化していた更新フローを構造ごと置き換えられる。ただし、どの機能が「自社の壊れ方」に対応しているかは、実際の運用設計を持ち込んで相談するのが最も確実だ。

移行の検討段階であれば、Spesへの問い合わせから現状の課題を整理する場として活用してみてほしい。

よくある質問

エクセル在庫管理は何人規模まで使えますか？

品目数・更新頻度・関係者数によって変わるが、更新担当者が2名以上いてかつ月次棚卸しで差異が発生し始めている場合、人数に関わらず構造的な限界のサインと見てよい。10名以下の組織でも、品目数が300を超えると管理コストは急増する傾向がある。

移行コストはどれくらいかかりますか？

ツールの月額費用だけでなく、既存エクセルデータの整理・マスタ移行・運用設計の工数を含めた総コストで判断することが重要だ。「エクセルを続けるコスト（更新工数・差異対応工数・リスク）」と比較したうえで判断するとよい。