サービス業の在庫・資材管理、どこで詰まるのか——清掃会社・介護事業所・士業事務所、3業態の現場から見る課題と立て直しのヒント ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

サービス業の資材管理が「製造業の在庫管理」と根本的に違う理由

製造業の在庫管理は「何をいくつ作るか」という生産計画と直結している。一方、サービス業の資材管理は「消費量の予測が立てにくい」という点で性格が異なる。

介護事業所であれば、入居者の人数・状態によってオムツや手袋の消費量が週ごとに変わる。清掃会社であれば、受注した現場の広さや材質によって洗剤の種類と量が変わる。士業事務所であれば、案件の繁閑によって封筒・レターヘッドの需要が月によって倍近く振れることもある。

こうした「ゆらぎのある消費」に対して、担当者が感覚で発注量を調整しているうちは何とかなる。問題は、その担当者が休んだとき・辞めたときに、誰も適切な発注量を判断できない状態になることだ。

上の流れが常態化すると、担当者が変わるたびにゼロから調整が必要になり、組織としての管理水準が上がらない。

3業態の「詰まりやすい場面」を比較する

清掃業・介護・士業という異なるサービス業でも、資材管理の悩みには共通した構造がある。一方で、どこで詰まるかは業態によって少しずつ異なる。

清掃会社・渡辺さんのケースに戻ると、問題の核心は「残量の情報が各チームに分散している」ことだった。全体で500本の洗剤を持っていても、どのチームに何本あるかが誰にもわからないため、全体では十分な在庫があるのに「あのチームだけ欠品」という状況が起きる。

介護事業所で主任を務める中村さんは、コロナ禍に手袋の在庫が突然底をついた経験から、「使った分だけ翌日補充する」ルールを設けた。だがそのルールを誰が記録し、誰が発注するかの設計がなく、結局ベテランのスタッフが目視で判断する体制に戻ってしまった。

「感覚管理」から抜け出すための3つのステップ

サービス業の資材管理を改善するうえで、最初に整えるべきことは意外とシンプルだ。高度なシステムより先に、「何を・どこで・どれだけ使ったか」を記録する習慣を作ることが出発点になる。

ステップ1：品目と保管場所を一覧化する

まず「管理対象の資材が何品目あるか」を把握する。清掃会社であれば洗剤の種類ごと、介護事業所であれば衛生用品のカテゴリごとにリストアップする。このとき、「どこに保管しているか（拠点・棚番号）」を合わせて記録しておくと、複数拠点をまたいだ在庫確認がしやすくなる。

ステップ2：消費実績を3ヶ月分蓄積する

品目ごとに月次・週次の消費量を記録する。最初はスプレッドシートで構わない。3ヶ月分の実績が集まれば、繁閑の波や季節変動のパターンが見えてくる。この実績こそが、「感覚」に代わる発注量の根拠になる。

ステップ3：発注基準を数値で設定する

「残量がXになったらY個発注する」というルールを品目ごとに決める。このルールを書面またはシステムに残しておくことで、担当者が変わっても同じ水準で運用できるようになる。リードタイム（発注から納品までの日数）を考慮して、在庫が底をつく前に注文が届くタイミングを逆算することが重要だ。

クラウド管理への移行で変わること

3ステップを手運用で回せるようになったとき、次に検討したいのが記録・確認・発注指示をクラウドで一元化することだ。複数拠点・複数担当者が関わるサービス業では、スプレッドシートの共有だけでは更新のタイムラグや入力ミスが避けにくい。

クラウド型の在庫・資材管理ツールを使うと、たとえば以下のような変化が起きやすい：

• 各拠点のスタッフがタブレット・スマートフォンで出庫数を入力すれば、本部で全拠点のリアルタイム在庫が確認できる
• 設定した最小在庫量を下回ると担当者に通知が届き、発注漏れを防げる
• 月次の消費実績が自動でデータとして蓄積されるため、発注計画の見直しが定期的に行いやすくなる

Spesのクラウド型管理ツールでは、バーコード・ハンディ端末との連携や複数拠点の在庫を一元管理する機能を備えており、清掃業・介護・士業のような多拠点サービス事業者でも導入しやすい設計になっている。「まず自社の運用に合うかを確かめたい」という段階であれば、問い合わせフォームから相談できる。

なお、日本のサービス業の事業所数や従業員数の統計は総務省統計局が公表している経済センサスで確認できる。業種ごとの事業規模感を把握する際の参考になる。

よくある質問

サービス業では在庫管理システムを導入しても使いこなせないのでは？

現場スタッフが日常的に使うためには、入力ステップが少なく、スマートフォンで操作できる設計のツールを選ぶことが前提になる。まず「品目数が少ない品目から試験導入する」「入力ルールを2〜3項目に絞る」といった形で段階的に始めると、定着しやすい。

エクセルから移行するタイミングの目安は？

担当者が1名で全体を把握しているうちは運用できても、「拠点が2箇所以上になった」「担当者が交代した際に引き継ぎに1ヶ月以上かかった」「急ぎ発注が月2回以上続いている」といった状況が重なっている場合は、移行を検討するサインと見てよい。

まず何から整えるべきか判断できない場合は？

自社の品目数・拠点数・現在の管理方法を整理したうえで、ツールの選定前に運用設計から相談できる窓口を活用するのが遠回りにならない。Spesの問い合わせ窓口では、現状のヒアリングから対応している。