ちょっと珍しいSpesの利用方法をまとめてみた ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

一般的に在庫管理ソフトや受注管理ソフトは、その商売の方向性として有償プランを契約してもらうことが前提です。


しかし、Spesの場合はソフトウェアの利用自体を無料にする変わりに受発注・入出庫・在庫管理の周辺にある中小企業様が「面倒だと感じている」とか「自社で出来ない」といったオペレーション部分を請け負わせていただくことで費用を頂いています。


例えば…、以下の画像をご覧ください。

と、このように、受発注・入出庫情報をデータセンター側で入力する代行業務を行ったり（社内で受注情報を入力したりするの面倒ですよね！）、製品を倉庫でお預かりしてその受注情報を元にした出荷代行業務を行ったり（倉庫借りたり自社で人を雇うより、物流は外出しするのが基本ですよね！）といったサービスを提供しています。



そんな中、ソフトが無償であるが故に、登録ユーザーが増えてくると思いもよらなかった利用方法が出てくるようになりました。


ということで、このコラムをお読みいただけるともしかしたら同じ悩み？の発見から、在庫管理周りの課題解決のヒントに繋がるかもしれませんので、今日はその辺りの実例を書かせていただこうと思います。

◆ケース1：発注と入庫だけで利用

実はサービス開始当初は発注から販売まで一気通貫で利用いただくことを想定しておりましたが、なんと「発注と入庫だけ使う」というケースがチラホラ出てきました。


共通しているのは【海外からの調達】という点で、どこの企業さんも【予定数通り届かない／予定と違うものが届く】という、海外あるあるな所もまったく同じでした。

この課題が当てはまるのは、【発注から入庫まで時間がかかるタイプの製品】と言えると思います。もしくは【分納が前提の製品】です。


このようなタイプの製品は、発注から入庫までをエクセルやスプレッドシートで管理するにはかなり煩雑になることで、欠品を起こしたり過剰在庫になってしまったりするという結末に向かいます。


ということで、このような課題の解決のためにSpesを使おうと考えると、以下のような流れが考えられます。

１．「新規発注」：登録＞個数や金額の登録！

２．「入庫管理／発注履歴」：支払い金額や入庫数の登録！

→複数回の支払いや複数回の入庫も全て記録できて、残数がすぐに分かります！

３．「帳票」：入庫帳票をCSVでダウンロードして既存の在庫管理ソフトに登録！

◆ケース２：特殊在庫分だけ別アカウント作成

在庫管理を２つに分解すると以下のようになります。

• 仕入れ在庫
• 預かり在庫

両方とも在庫数を見るだけならば、個数の出入りと現在の個数が分かれば良い訳ですが、「仕入れ在庫」の場合は在庫は費用として計上されますので、本来は個数だけではなく、その総額の金額も知りたいですよね。


一方で「預かり在庫」の場合は、売れた分だけを請求するなどの取引方法になるために、在庫金額を自社の費用として計上することはない訳です。



では、この２つを１つの在庫管理ソフトに登録していこうとすると、やはり複雑になりますし、仕入れ在庫用にも預かり在庫用にも別々に有償契約して…となると無駄なコストも出てきます。




こういったケースの場合、Spesの場合は「企業アカウントを別に追加する」という方法を取られている企業様がいらっしゃいます。

これもソフトウェアが無償だから出来ることだな…と感じましたので、簡単にSpesの使い方を以下にまとめておきます。

１．こちらが預ける側の場合は、「倉庫」を１つ増やしてそこに移動してしまいましょう！

後は販売登録を行う際にその「倉庫から出庫した」と登録するだけで、預けている在庫の動きも登録していけます。

２．こちらが預かる場合は、（前述の通り）別のメールアドレスで企業アカウントを分けてしまうのも１つの案です。

２つの企業アカウントを運営して、１つは仕入れ在庫用として在庫金額の計上を行うためのもの。もう１つは預かり在庫用として入出庫・在庫数だけを登録していくためのもの。このように分けてしまっても、利用料は無料のまま！

◆まとめ

当初想定していなかった事ばかりですが、アイデア１つで可能性が広がるなと感じます。
逆にユーザー様から勉強させていただくことばかりです… 


少しずつ事例がたまってきていますので、まずは御社の在庫管理についてのご相談に乗りながら当社からソフトの準備から運用までをサポートさせていただきます。



ご提案などは無償で行っておりますので、まずはお気軽にご連絡ください！

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小林 淳
代表取締役 CEO
1977年生まれ。
駒澤大学を1年で中退後、世界初のモバイルターゲティングメールのメディア企業に就職。
その後、2001年に東芝連結子会社のソリューション／プロモーション企業に入社。
ネット領域だけではなく、リアル領域のビジネスに幅広く従事しあらゆる業種の販促活動に幅広く携わる。
2005年にCRM系企業の取締役に就任し、新規事業立ち上げなどの業務を経て、2007年春株式会社アイディールを設立。
2022年当社を設立、代表に就任。