スタートアップが在庫管理で「最初にやらかした」3つの失敗——創業期に実際に起きたことと、立て直しの進め方 ─ 在庫管理のDXに | 完全無償クラウド型ソフト「Spes」

失敗①「まず動ける」で始めたExcelが、半年後に誰も触れなくなった

創業初期のスタートアップが在庫管理をExcelで始めること自体は、合理的な判断です。ツール費用ゼロ、すぐ使える、カスタマイズの自由度も高い。実際、国内の中小・スタートアップ企業が事業初期の業務管理にExcelを活用するケースは広く見られます。

ただし、問題はその後にあります。

よくある展開はこうです。担当者が自分の管理しやすい形でシートを作り込む→SKUが増えるたびに列を追加する→数式が複雑になる→その担当者しか更新できなくなる。これが「属人化のスパイラル」です。

伊藤さんのケースでは、在庫シートを作った社員が産休に入ったタイミングで、誰もファイルを正確に更新できなくなりました。シートには複数のタブが入り組み、どのセルが何の数値を参照しているか追えない状態だったといいます。在庫差異が月に10〜15件発生し、顧客への出荷が2〜3日遅れるケースも出始めました。

失敗②「在庫数はわかる」と思っていたら、実態と帳簿が3割ズレていた

D2Cブランドを立ち上げた渡辺さん（代表）のケースです。ECモールと自社サイトの2チャネルで販売を始めて8ヶ月後、ある商品の在庫が「帳簿上はある」のに倉庫には実物がない、という事態が発生しました。

原因を調べると、チャネルごとに在庫を別管理していたために二重引き当てが起きていたことがわかりました。楽天側の受注処理と自社サイトの受注処理が同じ在庫を参照しておらず、同じロットを両方で販売してしまったのです。

さらに問題を大きくしたのは、棚卸しの頻度が「なんとなく月1回」になっていたことでした。差異が積み重なるまで気づけない運用になっていたのです。

スタートアップが複数チャネルで販売を始める時期は、在庫管理の複雑度が急激に上がるポイントです。この時期を「これまでの延長で乗り切れる」と見積もってしまうことが、多くの失敗の根本にあります。

チャネルごとに在庫を別管理すると、受注のたびに引き当て漏れが起きやすくなる

失敗③「後でちゃんとする」が、資金調達のデューデリに引っかかった

これはスタートアップ特有のリスクです。

プロダクト開発と営業に集中していたフードテック系スタートアップの鈴木さん（CFO）は、シリーズAの資金調達プロセスで投資家から在庫管理の帳簿を求められた際、「正確な数値をすぐに出せない」状態に直面しました。棚卸し記録がバラバラのExcelシートに分散していて、調達コストの計算も曖昧だったのです。

DDの場で在庫管理の不備を指摘されることは、信頼性の問題として経営層へのネガティブな印象につながります。鈴木さんはその後2ヶ月かけて記録を遡り整理し直しましたが、「最初から記録の粒度と形式を決めておけば、こんなに手間はかからなかった」と振り返っています。

在庫管理は「現場が困ってから整える」ものではなく、外部との信頼形成のインフラでもあります。この認識が、スタートアップでは特に薄くなりがちです。

では、何から始めるか——3つの失敗から逆算する順番

上記の3つの失敗を踏まえると、スタートアップが在庫管理を整える際の優先順位が見えてきます。

ここで重要なのは、②から始めないことです。棚卸しサイクルを決めても、記録の形式がバラバラなままでは集計に毎回時間がかかります。①の「記録ルール」が基盤になって、②以降が機能します。

なお、総務省が公開している中小企業・スタートアップ支援に関する情報（総務省公式サイト）でも、デジタル化推進と業務基盤整備に関する施策が継続的に更新されています。補助金・支援制度の確認も、ツール導入を検討する際の一つの起点になります。

クラウドへの移行を検討するタイミングと判断基準

「Excelで始める→クラウドに移行する」という流れは、スタートアップの在庫管理において現実的な段階的アプローチです。問題は移行のタイミングを後回しにしすぎることです。

以下のいずれか1つでも当てはまる場合、移行を検討する段階と考えてください。

• 在庫シートを更新できる人間が2名以下になっている
• 販売チャネルが2つ以上になった、または近く増える予定がある
• 月に1回以上、在庫差異の原因調査に1時間以上かけている
• 棚卸し後に「前回との差異が説明できない」ケースが出始めた
• 外部（投資家・取引先・監査）に在庫データの提示を求められたことがある

Spesのようなクラウド型の在庫・受発注管理ツールは、複数倉庫・複数チャネルの在庫をリアルタイムで一元管理する機能を備えており、スタートアップが成長フェーズで直面しやすい「チャネル増加に伴う二重引き当て」の問題に対応できます。バーコード・ハンディターミナルとの連携も可能なため、物理的な棚卸し作業の効率化にも使えます。

Excelからクラウドへの移行を検討されている場合は、現状の運用課題を整理した上でSpesへの相談を利用してみてください。どの機能が自社の課題に合うかを確認する段階から対応しています。

よくある質問

創業直後からクラウドツールを使うべきですか？

SKU数が少なく、販売チャネルが1つで、在庫の動きが週数件程度であれば、Excelで始めることは合理的です。ただし、最初からルール（項目・形式・更新タイミング）を明文化しておくことが前提になります。チャネルが複数になる前、または月間の在庫差異が3件を超え始めたら移行を検討するタイミングです。

在庫管理の専任担当者がいない場合はどうすればよいですか？

兼務で対応する場合、更新の頻度と責任者を先に決めておくことが重要です。「誰でもできる」状態にするためには、逆説的にシートや運用のシンプルさを意図的に守り続ける必要があります。ツールの導入よりも、「更新しないと何が困るか」を全員が理解している状態をつくることが先決です。

資金調達のDDに向けて在庫管理の記録を整えるには何が必要ですか？

最低限、入出庫の日付・数量・理由が時系列で追える記録があれば、DDの初期段階では対応できます。重要なのは「記録の抜けがない」ことと「数値の根拠を口頭でなく書面で示せる」ことです。遡って整備する作業は想像以上に時間がかかるため、日常の記録をシンプルに継続することが最も現実的な対策です。