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在庫管理のDX!導入ステップをまとめてみた。

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昨今、メディアではデジタルトランスフォーメーションという単語を聞かない日がないほどDXが注目される時代になりました。

 

在庫管理の領域においても、多くの企業がクラウドソフトを提供しており、中小のメーカー業・卸売業・小売業などの企業にとって選択肢も増えました。

 

 

しかしそのような状況下かつ、多くの企業が「きちんと在庫管理をしなければいけない」と課題として考えているにも関わらず、実際の導入に向けてはその「進め方や選び方」については不透明なことばかりで結果として後回しにされることが多々あります。

 

こういった悩みを解決するために、在庫管理ソフトを導入するにあたってどのように進めていくのが良いかまとめてみました。

 

 

①ステップ1:今の状況を客観的に見てみよう

 

まず御社は在庫とはどのように向き合っていますか?

 

 

  • ・適切な在庫量になっていますか?
  • ・度々過剰や欠品などが起きていませんか?
  • ・在庫数の確認に余計な時間を使っていませんか?
  • ・出庫/納品漏れなどは発生していませんか?
  • ・棚卸しはきちんとできていますか?
  • ・当月の受発注量や入出庫量はすぐに算出できますか?

 

この中で1つでもNOがある場合、少なくとも在庫管理に課題があると考えて間違いはないと思います。

 

 

手始めにこのように現在の状況を見直すことで、やるべき課題を明確にしていきましょう。

 

 

 

②ステップ2:解決したい課題を明確にしよう

 

基本的に解決するべき課題は3つに大別されます。

 

  1. 1.時間や手間などのコスト削減。
  2. 2.現在の管理方法の改善。
  3. 3.とにかく始めたい。

 

その結果、どのような状態になっていくことを目指すのかというゴール目標を事前に想定し、以下を固めていきます。

 

  • ・オールインワン多機能型にするか、単機能型にするか。
  • ・予算感はどの程度にするか。
  • ・絶対に譲れない機能な何か(自社の在庫の特性上で譲れない部分は何か)
  • ・物流部門の課題を解決したいのか?財務会計の課題を解決したいのか?どの部門の課題を解決したいのか。

 

例えば業種ごとに特殊な要因もあると思いますので、先入れ・先出しができるのか、や、1年間で自動的に在庫を特損処理できる機能があるか(アパレルなど)、や、海外取引に対応しているかどうか、なども課題抽出には重要な点になってきます。

 

 

こういったことをまとめて、自社にフィットする在庫管理ソフトのイメージ図を固めていきます。

 

 

 

③ステップ3:3~5個程度の候補を選んでみよう

 

ある程度イメージが固まったら在庫管理ソフトを探すことで、より明確に自社にフィットするかどうかが見えてきます。

 

今はネットで「在庫管理 クラウドソフト」などで検索していただくと多くのサービスが出てきます。当然それぞれのソフトに良し悪しはありますが、在庫管理そのものについては「1つ増えて、1つ減る」というデータが都度登録されて、現在の在庫数が分かるという基本的な概念はどれも変わりません。

 

そういう意味ではまずはある程度自社の方針に沿ってある程度絞り込んでしまう方が選択はしやすくなっていきます。

 

 

また多機能オールインワン型はある程度汎用性も高く、一気に業務改善できる可能性はありますが、その分導入にあたっては多少準備が大変になる部分があります。

 

単機能型は「在庫の入出庫だけを把握したい」「複数ECサイトだけ在庫管理を一元化したい」など課題が明確な場合導入もしやすい反面、複雑な機能がないため結果として複数のクラウドソフトを使う必要が出てくることがよくあります。

 

 

こういったことを念頭に置きながら、以下を見ながら3~5社程度のサービスに絞り込んでみましょう。

 

  • ・コストは予算内なのか。
  • ・自社の課題解決にフィットする機能がありそうかどうか。
  • ・(導入が比較的大変なので)サポートがあるかどうか。

 

 

 

 

④ステップ4:実際に問い合わせをしてみよう

 

ここまで進んだら実際に問い合わせをしてみましょう。

 

導入前に問い合わせだけで費用がかかることはほぼあり得ませんので、実際に数社の話しを聞いてみるのがオススメです。

 

 

打ち合わせで自社の課題を伝えた上で、そのサービスで解決できそうかどうかを提案して貰うのが良いでしょう。

 

 

 

⑤ステップ5:情報をまとめよう

 

ここまで進んだら次は実際の導入に向けたアクションをしていきましょう。

 

どの在庫管理ソフトでも共通して言えることは、「まず最初にマスター情報を登録していく」工程が必ずあるということです。

 

 

少し難しい言い方になってしまいましたが、「現在の在庫数」は必ずソフトに登録する必要があるということです。

 

 

個数だけを管理する単機能型ならばこれで済みますが、受発注管理、収益管理まで可能な多機能型のソフトの場合、仕入先や顧客や販売チャネルなどの情報もエクセルなどで一覧化できるようまとめておく必要があります。

 

 

 

⑥ステップ6:さぁ、運用を始めよう

 

 

実際にアカウントが開設されて運用が始まります。

…が、その前にステップ5でまとめたマスター情報を登録していく必要があります。

 

 

基本的にどのソフトでもCSVと呼ばれる(エクセルソフトで開く、テキストデータ)形式でアップロードして登録が可能になっていると思います。

 

しかしCSVアップロードはやや慣れが必要な部分もありますので、ステップ4でお話した通り、導入サポートは非常に重要な点であると言えます。

 

 

このようにデータがアップロードできたら、ようやく運用が始まります!

 

 

御社の在庫管理がより経営の武器になっていくことを祈っています!

 

 

 

⑦まとめ

 

IT業界では「アジャイル」という考え方があります。

 

これは「開発途中に仕様や設計の変更があることは当然」という前提に立ち、ソフトウェアの計画段階では厳密な仕様を決めずに、だいたいの仕様と要求だけを決めておくという開発手法になります。

 

コロナ禍において少しずつ実績が見られるようになってきましたが、一方で行政のシステム開発はこれとは完全に相反して「絶対に間違うことができない」という発想の元、前例踏襲主義を基軸とした進め方が行われるため、時間がかかったり、時代遅れのソフトが出来上がると言われています。

 

 

しかしこれは、多くの中小企業でも耳の痛い話ではありませんか?

 

 

導入後にPDCAを回すのは基本として、この変化の早い時代においてアジャイルという発想は非常に重要になってきています。

 

どの在庫管理ソフトを導入しても、完全にフィットしないということや社内のオペレーションの組み直しといった痛みが発生する可能性は当然あります。

 

だからといって在庫管理におけるDXを進めない理由にはなりません。実際に運用に乗れば、必ず従来の状況よりもよくなるからです。

 

 

そういった意味では、在庫管理の方法やクラウドソフト導入において、いきなり有料ソフトを試すのではなく、無料ソフトから順番に試していくのは非常に有効な手段なのでは?と思います。

 

 

有料ソフトの場合は2週間~1ヶ月程度で必ず自社にフィットするかどうかを判断しなければいけません。

 

 

しかし中小企業の経営はもっと流動的で、またこの変化の早い時代においては今決めたことがベストであるとは限りません。

 

 

無料ソフトの場合は他の方法と並行して導入をしつつ、徐々に本格移行するなどの対策を取ることも可能です。

 

 

Spes導入時のサポートデータ登録の手間軽減などをご依頼いただく場合のみ別途費用をいただいておりますが、ソフトウェアの利用費は初期費用、運用費共に永久に無償です。

 

 

また有料のオプションについても割引や完全無償のプランもありますので、今度こそ在庫管理を成功させたい企業様はまずはお気軽にお問い合わせください。

 

お待ちしております。

 

 

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小林 淳
代表取締役 CEO
1977年生まれ。
駒澤大学を1年で中退後、世界初のモバイルターゲティングメールのメディア企業に就職。
その後、2001年に東芝連結子会社のソリューション/プロモーション企業に入社。
ネット領域だけではなく、リアル領域のビジネスに幅広く従事しあらゆる業種の販促活動に幅広く携わる。
2005年にCRM系企業の取締役に就任し、新規事業立ち上げなどの業務を経て、2007年春株式会社アイディールを設立。
2022年当社を設立、代表に就任。