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中小企業の在庫管理「あるある」言いたい。

小林 淳
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在庫管理あるある

卸販売を中心としたメーカー企業D2CなどのEC専属メーカー企業など、モノ(製品)の販売をされている方たちがその流れや業務において必要と考えられる管理機能としては大きく分けると3つに集約されます。

  1. 1.発注管理
  2. 2.受注管理
  3. 3.在庫管理

これらの機能は企業の在庫管理の仕組みの中で、何となくまとめられがちではありますが、当然ながらそれぞれまったく違う観点で考えなければいけないはずです。

そこで今回はこれら3方向それぞれに起こる「あるある」をまとめてみたいと思います。

<発注管理あるある>

まずは発注管理について、発注を行う際に忘れられがちではあるものの必ずセットで考えなければいけないのが「入庫処理」です。

その理由を書く前に少しだけ発注あるあるをまとめてみましょう。

発注先によっては指定フォーマットに入力しなけれならないが、社内の管理ファイルにも入力しなければいけないので二度手間。

海外取引にありがちな、発注時に半金支払って納品後に半金を支払うルール。だけど、どの発注分は支払っていて、あとどのくらい残債が残っているのか分かりやすく管理できていない。

100個頼んだはずなのに、90個しか届かなかった。残りは来週。は、まだマシで、納品が3回4回に分かれているケースも…

と、発注主側から「何を何個」発注すること自体は簡単ではありますが、その先の支払いや入庫の管理と連携していないと、そもそも実態が掴みにくくなってしまいます。

また当然正しい在庫情報と連携していなければ、発注量そのものが適切なのかどうかの判断も下せないことになります。

<受注管理あるある>

次に受注管理ですが、実は一般的に受注管理については決まった仕組みを持っているケースが多く見られます。

と言うのも、結局受注管理とは企業の売上管理ということですので、どこの企業にとってみても最も重要な指標になるからです。

よって、請求書を発行するルーティーンが組まれていたり、ECの管理画面から売上が確認出来るなど、管理がしやすい側面があるのも事実です。

そうは言ってもこんなあるあるも…

あの受注分の請求書を発行し忘れてた!

あれ、この受注分って発送済みだっけ…?

キャンセルや返金が発生したけど、どうやって管理したら良いか分からない…!

など…が想像できますね!

特に複数のECプラットフォームへの出店卸販売小売販売海外販売など様々なチャネルで受注を受ける機会が増えている現代において、それぞれバラバラに管理することはとても手間のかかるのは言うまでもないかと思います。

<在庫管理あるある>

そして最後は在庫管理についてです。

受発注や入出庫の登録と連携していれば現在の在庫数はすぐに把握できますが、在庫管理が別管理になっていて、入力漏れなどによって現在の数が分からないなどのケースも見受けられます。

つまり、適正な在庫量なのかどうかの判断についても日常的な業務の問題についても、受発注や入出庫と連動していないことでで発生している可能性が高いのですが、多くの企業が「在庫管理というくくり」で悩みを抱えているのではないでしょうか。

現在の在庫数が分からない

複数倉庫(店舗、拠点)に在庫が分かれていて、一括管理ができていない…

そもそも理論在庫数が分からないので実地棚卸しができていない…

適正な在庫量が分からない。

と、もしかしたら一番イメージが湧きやすいかもしれません。

いずれにしてもこのように細分化してみると、在庫管理の問題はそもそもの発注や入庫の時から一気通貫で処理していかなければならないことが改めてご理解いただけると思います。

<実例からの考察>

最近の事例でも発注後の支払いや入庫が複数回に分かれるため、それが原因で実在庫数の管理が難しくなっているというケースがありました。

海外から商品の調達をしていると、入庫数の間違いがよく発生したり、本来発注したものと違うものが届くなんてこともあるのではないかと思いますが、ここの管理をエクセルやスプレッドシートで行うのは本当に大変な領域でもあります。

また、為替レートの変動による為替差損益の計算に関する課題もあります。

このようにそもそも在庫管理についての課題を解決していくためには、発注・入庫管理、受注・出庫管理と連動したオールインワン型を選ぶか、単機能型のソフト同士をAPI接続することによって一気通貫で管理できる環境を作るべきです。

<まとめ>

Spesは多機能オールインワン型の受発注・入出庫・在庫管理が行えるソフトウェアではありますが、なかなか1つのソフトウェアで全てを賄っていくのが現実的に難しいのも事実です。

これは「WindowsOSにペイントは入っていても、より専門的なグラフィックソフトとしてPhotoshopを入れる」行動に近いと考えています。

Spesはメールアドレスのみで誰でも簡単に、無償で使うことができます。つまり、在庫管理における新しい体験の扉になると考えております。

すでに導入済みの受注管理ソフトや入出庫管理ソフトとのAPI接続やデータ連携の中間システム開発によって、より「モノのデータ管理」という最高の体験が生まれます。

まずはぜひお気軽にお問い合わせください。

ご相談やご提案については無償で行わせていただいております!

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小林 淳
代表取締役 CEO
1977年生まれ。
駒澤大学を1年で中退後、世界初のモバイルターゲティングメールのメディア企業に就職。
その後、2001年に東芝連結子会社のソリューション/プロモーション企業に入社。
ネット領域だけではなく、リアル領域のビジネスに幅広く従事しあらゆる業種の販促活動に幅広く携わる。
2005年にCRM系企業の取締役に就任し、新規事業立ち上げなどの業務を経て、2007年春株式会社アイディールを設立。
2022年当社を設立、代表に就任。