現在、DX（デジタルトランスフォーメーション） が企業の業務効率向上に重要な役割を果たすようになってきています。その中で、在庫管理もまた、効率的かつ正確に 行うことが求められていますが、この記事ではエクセルを用いて在庫管理を行う方法 を、具体的な表の作成例と共にご紹介していきます！
在庫管理は、商品や資材、部品などの適切な在庫数を把握 し、必要に応じて出荷や補充、廃棄など を行う業務です。この際にエクセルを用いた場合、以下のようなメリットがあります。
1-1. コスト削減 有料の在庫管理ソフト を導入することなく、お手元にあるエクセルを活用 することができます。これにより、コスト削減 が図られます。色々なデメリットを考えても、このコスト面の優位性 がエクセルで在庫管理を行う最大のメリットであると考えられます。
1-2. 柔軟性 簡単にカスタマイズ することができます。既存の在庫管理クラウドソフト ではどうしても自社のオペレーションに合わないことも有りえます。その場合でもエクセルはかなり柔軟に管理表の作成を行うことが出来るのも大きなメリットであると考えられます。
1-3. 機能性 在庫管理に役立つ機能 が多数搭載されており、在庫数の自動計算や在庫状況の可視化が容易にできます。実は使いこなすと優秀なエクセル。やや知識を求められる部分もありますが、出来る範囲はかなり広い というのもメリットとして挙げられると考えられます。
それではエクセルで在庫管理表を作成する際には、どのようなデータ項目をまとめていくと良いのでしょうか？
以下に、一例を記載します。当然ながらこの項目は各社によって大きく異なってくると思いますので、本当にシンプルに入出庫の状況から在庫数を割り出し、適正在庫数を見るためには…？という考え方のもとまとめた基本構造となります。
2-1. 商品・部品名
2-2. 型番・コード
2-3. 入庫数
2-4. 出庫数
2-5. 現在庫数
2-6. 安全在庫数
2-7. 発注・補充状況
それでは、実際にエクセルを使って在庫管理表を作成してみましょう。
3-1. 新規シートを開き、上記のデータ項目を横の列に入力します。
3-2. 入庫数と出庫数の差分を計算し、現在庫数を算出します。現在庫数のセルに「=入庫数のセル - 出庫数のセル」と入力し、自動計算させます。
3-3. 安全在庫数と現在庫数を比較し、発注・補充状況を判断します。前述した通り、以下のような計算式を用いて、発注が必要かどうかを判断するような仕組みも良いでしょう。
「=IF(現在庫数のセル <= 安全在庫数のセル, "発注が必要", "発注不要")」
3-4. 在庫管理表を見やすくするため、条件付き書式を用いてセルの色を変更します。例えば、現在庫数が安全在庫数以下の場合、赤色で表示するように設定します。
3-5. エクセルのフィルタ機能を用いて、発注が必要な商品や部品を一覧表示します。これにより、在庫管理が一目でわかりやすくなります。
こちらが実際に作成したエクセルのイメージです。
＜横列のデータ項目名＞
ここまでで在庫管理を行うためのエクセル作りについて書いてきましたが、次に日常業務の効率化を図るために、以下のようなDX化の取り組みも有効だと思います。
4-1. エクセルのデータ連携機能を活用し、外部のクラウドソフトなどと連携させます。例えば、発注システムと在庫管理表を連携させることで、発注作業が簡単になります。
4-2. エクセルのマクロ機能を用いて、日常的な作業の自動化を図ります。これにより、在庫管理業務の効率化が実現できます。
4-3. Microsoft Power BIなどのデータ可視化ツールと連携させ、在庫状況の分析・改善に役立てます。データ分析を通じて、適切な在庫水準の維持や無駄の削減が可能となります。
今回の記事ではエクセルを用いた在庫管理表 の作成方法を中心にご紹介しました。
実際にエクセルは使いこなすと本当に機能が豊富 なため在庫管理業務の効率化やDX化にも充分役立つと考えられます。
しかしながら、エクセルソフトの場合、チームで在庫管理表を使う 場合、業務を標準化しきれない というデメリットもあります。つまり共有ファイルを「誰かが好きに書き換えてしまい計算式が崩れる」「入力の仕方がいまいち分かりにくい」「データそのものを誤って消してしまった」 なども問題が起こるケースが多々見受けられます。
エクセルの最大のメリットは余計なコストがかからない 、という点だと思いますが、当社が提供する受発注、入出庫、在庫管理を行える多機能クラウドソフト「Spes（スペース）」は、利用料が完全に無料 です。
つまりエクセルのように管理項目をどうするのか、といった準備にかかる時間を一切排除し、すぐに在庫管理のDXに取り組むことができる ということです。
またクラウドソフトの最大の利点は、業務を標準化しやすく、データもきちんと保護されるということです。
どうしても多機能過ぎて「どこから始めたらいいんだろう…」という悩みを与えてしまう面もありますが、Spesは発注から入庫、受注から出庫までを一貫して管理 し、自動的に在庫や収益情報を計算 してくれます。
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小林 淳 代表取締役 CEO
