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クラウドソフトで在庫管理を始める前に準備することまとめ

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クラウドソフトで商品の在庫管理を始める前に、実は予め準備しておくと良いものがあります。皆様はこれが何か分かりますか?


それは商品や仕入先や顧客などのそれぞれの「リスト」です。


なんだ、そんなことか~と思いきや、これがあるかないかで意外と始める際の負荷が大きく変わってきます。




というのもSpesのような在庫・販売管理系のソフトウェアの構造はどれも基本的には似ていて、アカウント発行後(無料か有料かを問わず…)に最初にやるべきことは、マスターデータの登録だからです。


どうしてもシステム構造的に、マスターデータを元に、それが右に行ったのか左に行ったのか、いくらで入ったのかもしくは出ていったのかの移動データが蓄積されていくというのが一般的ですので、ほぼ必ず最初にマスターデータの登録が求められます。



クラウドソフトを導入するお客様は大概「管理が煩雑になり困っている」という状態ですので、これらのリストが綺麗にまとまっているケースは非常に少ないのが実態です。



そこで「ではどのような情報をまとめておいたらいいの?」という疑問にお答えできるよう、そのまま使用できるような項目をまとめておきたいと思います。



◎商品/仕入先/顧客のまとめておくと良い情報

当然クラウドソフトによってマスターデータの構成は異なりますのでこれが完全に正解という訳ではありません。

しかし、ここまでまとまっていれば、後がかなり楽になると思っていただいて良いかと思います。


・商品番号(社内で使用されている管理番号)

・商品名(取引言語ごとにあるとベター)

・商品カテゴリ(商品名だけを見ても分からない場合のために…。意外とあります)

・仕入先(ここが意外と切り離されていることがあります)

・仕入れ金額

・販売金額(小売の定価金額などです)

・仕入れ時の個数(何個単位で仕入れができるか)

以上は商品リストとして最低限の情報になってきます。

顧客や仕入先については、ひとまとめに取引先と呼びますが、以下のリストがまとまっていると良いと思います。


・取引先名

・取引先住所(郵便番号や都道府県などは別データとしてバラバラになっている方が◎)

・取引先電話番号

・取引先担当部署

・取引先担当者名

・上記と請求先などが異なる場合はその情報を別に…

・その他、掛け率が固定ならばそういった情報など

取引先のリストについては、呼称や本社以外の店舗などがリストになっているケースもあると思いますが、クラウドソフトは登録された情報からそのまま帳票を発行する機能を持っていることが多々あります。


そのため、予め日常的に用いられるリストにも正式名称や帳票のやり取りを行う本社のような情報もセットにしておくことが望ましいです。



◎改めてこの情報を準備するのが難しい場合は?

しかし、これらのリストをゼロから作ろうとするとやはりなかなか大変なものがあります。


特に現場の方々は忙しい日常の中でこのようなリスト作りを行う必要があるため、クラウドソフトへの移行が遅れてしまうのはこのような理由が大きく挙げられると思います。



この場合の有効な手段は「断捨離」です。


例えば1ヶ月以内もしくは3ヶ月以内に取引のあった、仕入先/顧客、またそれに伴う商品だけに絞り込んでしまう方法です。



シンプルな論理ですが、何も最初に全てのデータが揃っていなくても良いと考えれば、最低限のマスター情報による管理からスタートして、その後そのリストに含まれていなかったものは都度追加していけば良いのです。


どうしてもリストの整理というと、過去のものや未来のものもある程度完璧に揃えておいた方が良い気持ちになりますが、これは引っ越しと一緒で、必要だと思って取っておいたけれどやっぱり要らないなと判断する瞬間がありますよね。



このような感覚で、クラウドソフトへの移行を引っ越しに例えてみると、大変ではあるもののその後は断捨離された身軽な状態を実現できるかもしれません。




このような導入時における判断については、当社の方でもご提案をさせていただき、利用開始時の離陸まできっちりサポートさせていただいております。


まずはお気軽にお問い合わせくださいませ!


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小林 淳
代表取締役 CEO
1977年生まれ。
駒澤大学を1年で中退後、世界初のモバイルターゲティングメールのメディア企業に就職。
その後、2001年に東芝連結子会社のソリューション/プロモーション企業に入社。
ネット領域だけではなく、リアル領域のビジネスに幅広く従事しあらゆる業種の販促活動に幅広く携わる。
2005年にCRM系企業の取締役に就任し、新規事業立ち上げなどの業務を経て、2007年春株式会社アイディールを設立。
2022年当社を設立、代表に就任。